Office administrator/Administrateur(trice) de bureau Full Time

Location: Montreal, Canada

Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s’inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l’espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui.

Carrefour mondial de l’intelligence artificielle, Montréal est le foyer du nouveau centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx) collaborant avec les principaux groupes canadiens de recherche en intelligence artificielle à Montréal et à Toronto. S’appuyant sur ses compétences dans les principaux marchés industriels, Thales donne vie à l’intelligence artificielle au profit de ses clients tout en créant de passionnants emplois pour les chercheurs et les développeurs experts en intelligence artificielle en vue de trouver des solutions qui transformeront notre monde, du fond des océans aux confins de l’univers et du cyberespace. Ayant très tôt opté pour le modèle d’innovation ouverte et collaborative, Thales procède actuellement à la création de la structure du centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx). Piloté par Thales, le centre cortAIx, l’Institut de valorisation des données (IVADO) et l’Institut Vector de Toronto, est situé dans le célèbre quartier Petite-Italie, au cœur de la communauté de l’innovation à Montréal.

In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow’s possible.

Montreal – a world leading AI hub, is home to new Centre of Research & Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx) collaborating with leading Canadian AI research groups in Montreal and Toronto. With competencies in major industrial markets Thales is bringing artificial intelligence to life for our customers creating exciting jobs for AI researchers and developers who will create solutions that will transform our world from the bottom of oceans to the depths of space and cyberspace. As an early adopter of open, creative and collaborative innovation model, Thales is building the Centre of Research and Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx). Led by Thales, cortAIx, the IVADO (Institute of Data Valorization) and the Vector Institute of Toronto, is located in Montreal’s famous Little Italy, in the heart of Montreal’s innovation community.

Office Administrator / Administrateur(trice) de bureau

Montréal, QC (On Site / Sur Site)

Position Summary / Résumé du poste

ENG

The office administrator will perform various administrative tasks in order to contribute to the smooth running of the organization.

The main responsibilities of the office administrator may include administrative support to staff, organizing files, arranging executive travel and performing certain accounting tasks.

FR

L’administrateur(trice) de bureau effectuera diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement de l’organisation.

Les principales responsabilités de l’administrateur de bureau peuvent inclure le soutien administratif au personnel, l’organisation des dossiers, l’organisation des déplacements des cadres et l’exécution de certaines tâches comptables.

Essential Functions / Fonctions essentielles

ENG

As a member of the office services team, provide exceptional administrative support at the management level to various executives and team members.
• Management of administrative functions: supervise the administrative functions. Maintain stocks of supplies, snacks, fresh fruits and proceed with the purchase when necessary. Processing and coordination of sensitive information in accordance with company policies. Ensure the proper functioning of office equipment and equipment.

• Visitor reception: Welcome visitors and ensure the application of safety rules, Ensure the needs of internal or external visitors to your entity.
• Accounting tasks: perform basic accounting tasks such as tracking invoices, spending on credit cards and office budgets. Support the finance department with regard to suppliers, invoice processing, coding in the SAP ERP system, or any related task;
• Assistance to the management team and other services: Assist the management in daily and punctual operations. Create and edit presentations, spreadsheets and flowcharts;
• Organization of internal and external meetings/events: Order, receive and set up business meals; Do the appropriate follow-ups; Organize the company’s trips if necessary.
• Actively participate in the organization of local activities (events proposed by the social committee, the HSE committee etc.);
• Human resources assistance: Prepare the welcome, and ensure the integration of new employees. Ensure that the workstation is ready upon their arrival. Provide administrative information and lend support as needed.

FR

En tant que membre de l’équipe des services administratifs, vous fournirez un soutien administratif exceptionnel au niveau de la direction à divers cadres et membres de l’équipe.
• Gestion des fonctions administratives : superviser les fonctions administratives. Gérer les stocks de fournitures, de collations, de fruits frais et procéder aux achats nécessaires. Traiter et coordonner les informations sensibles conformément aux politiques de l’entreprise. Veiller au bon fonctionnement des équipements et du matériel de bureau.
•    Accueil des visiteurs : accueillir les visiteurs et veiller à l’application des règles de sécurité, répondre aux besoins des visiteurs internes ou externes à votre entité.
•    Tâches comptables : effectuer des tâches comptables de base telles que le suivi des factures, des dépenses par carte de crédit et des budgets du bureau. Assister le service financier en ce qui concerne les fournisseurs, le traitement des factures, le codage dans le système ERP SAP ou toute autre tâche connexe ;
•    Assistance à l’équipe de direction et autres services : assister la direction dans les opérations quotidiennes et ponctuelles. Créer et modifier des présentations, des feuilles de calcul et des organigrammes ;
•    Organisation de réunions/événements internes et externes : commander, réceptionner et organiser les repas d’affaires ; assurer le suivi approprié ; organiser les déplacements de l’entreprise si nécessaire.
•    Participer activement à l’organisation d’activités locales (événements proposés par le comité social, le comité HSE, etc.) ;
•    Assistance en matière de ressources humaines : préparer l’accueil et assurer l’intégration des nouveaux employés. Veiller à ce que le poste de travail soit prêt à leur arrivée. Fournir des informations administratives et apporter un soutien si nécessaire.

Minimum Requirements / Exigences minimales

ENG

• Bachelor’s degree in business administration

• Experience in exercising discretion and confidentiality with sensitive company information

• Excellent organizational skills with an ability to think proactively and prioritize work

• Strong communication skills (phone, email and in person) in both French and English

FR

• Baccalauréat en administration des affaires

• Expérience dans l’exercice de la discrétion et de la confidentialité avec des informations sensibles de l’entreprise

• Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à hiérarchiser les tâches

• Solides compétences en communication (téléphone, courriel et en personne) en français et en anglaise

Preferred Qualifications / Qualifications souhaitables

ENG

• Bilingual in oral and written (French and English);

• This position requires a good knowledge of English to interact, support and/or provide services to international clients, employees and/or partners as well as foreign governmental authorities who do not speak French

• Advanced skills in MS Office including Outlook, Word, Excel and PowerPoint

• Experience using Concur for travel management and expense accounts

• Experience in an international and/or complex matrix business environment

• Knowledge of the SAP ERP system

• Basic knowledge in accounting

• Be versatile, autonomous, organized and focused on customer service;

• Demonstrate good team spirit and interpersonal relationships;

• Knowing how to plan and coordinate one’s activities;

• Ability to work in a multitasking environment;

• Demonstrate rigor, reliability, and flexibility.

FR

• Bilingue à l’oral et à l’écrit (français et anglais) ;

• Ce poste nécessite une bonne connaissance de l’anglais pour interagir, assister et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français

• Compétences avancées dans MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint

• Expérience de l’utilisation de Concur pour la gestion des voyages et des comptes de dépenses

• Expérience dans un environnement commercial international et/ou matriciel complexe

• Connaissance du système ERP SAP

• Connaissances de base en comptabilité

• Être polyvalent, autonome, organisé et axé sur le service à la clientèle ;

• Faire preuve d’un bon esprit d’équipe et de bonnes relations interpersonnelles ;

• Savoir planifier et coordonner ses activités ;

• Capacité à travailler dans un environnement multitâche ;

• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.

La fourchette de référence du marché de la rémunération cible totale pour ce poste, qui comprend le salaire de base annuel et la rémunération variable cible, se situe entre

Total Target Cash (TTC) 60,571.76 – 107,457.35 CAD Annual

Cela reflète la manière dont les entreprises d’un secteur et d’une région géographique comparables paient généralement pour des emplois et responsabilités équivalents. Cette fourchette aide l’entreprise à prendre des décisions salariales en tant que point de données parmi d’autres. Le fait qu’un poste se situe dans cette fourchette dépend également au fil des ans de plusieurs autres facteurs, comme notamment (et non exclusif) l’historique du parcours professionnel de l’employé, ses compétences, ses aptitudes et ses performances, les budgets salariaux annuels de l’entreprise, les exigences et besoins des programmes et accords Clients et l’équité interne de l’entreprise. Thales peut proposer des avantages supplémentaires et d’autres compensations, en fonction de circonstances non liées au statut du demandeur protégé par la loi locale, provinciale ou fédérale.

(Pour les candidats internes, si vous avez besoin de plus d’informations, veuillez contacter votre service RH Partagé, 1er Point)

The reference Total Target Compensation(TTC) market range for this position, inclusive of annual base salary and the variable compensation target, is between

Total Target Cash (TTC) 60,571.76 – 107,457.35 CAD Annual

This reflects how companies in a similar industry and geographic region generally pay for similar jobs. This range helps the Company make pay decisions as one data point among many. Where a position falls within this range is also dependent on other factors including – but not limited to – the employee’s career path history, competencies, skills and performance, as well as the company’s annual salary budget, the customer’s program requirements, and the company’s internal equity. Thales may offer additional benefits and other compensation, depending on circumstances not related to an applicant’s status protected by local, state, or federal law.

(For Internal candidate, if you need more information, please reach out to your HR Shared Service, 1st Point)

Thales propose un vaste programme d’avantages sociaux à tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et à leurs personnes à charge éligibles, notamment :

• Des soins de santé complémentaires payés par l’entreprise, des soins dentaires, un compte de dépenses de santé, un programme d’assurance-vie, de Décès et mutilation accidentels, une assurance invalidité de courte durée, une assurance voyage, un régime d’aide aux employés et un programme de bien-être.

• Des régimes d’épargne-retraite (REER, RRCD, CELI) avec contribution de l’entreprise et abondement à un RRCD, sans période d’acquisition.

• Des congés payés par l’entreprise, des jours de vacances et congés de maladie payés.

• Des rabais sur les assurances habitation et automobile.

Thales provides an extensive benefits program for all full-time employees working 24 or more hours per week and their eligible dependents, including the following:

• Company paid Extended Health, Dental, HSA, Life, AD&D, Short-term Disability, travel insurance, Employee Assistance Plan and Well-Being program.

• Retirement Savings Plans (RRSP, DCPP, TFSA) with a company contribution and a match to a DCPP, with no vesting period.

• Company paid holidays, vacation days, and paid sick leave.

• Voluntary Life, AD&D, Critical Illness, Long-Term Disability.

• Employee Discounts on insurance (home, and auto).

Thales est un employeur offrant l’égalité des chances qui valorise la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail. Thales s’engage à mettre en place des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement. Les candidats sélectionnés pour une entrevue et ayant besoin de mesures d’adaptation sont priés de le faire savoir lors de l’invitation à l’entrevue; notre équipe travaillera volontiers avec chaque candidat pour répondre à ses besoins particuliers. Tous les renseignements relatifs aux mesures d’adaptation seront traités d’une manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir une expérience candidat adaptée.

Thales is an equal opportunity employer which values diversity and inclusivity in the workplace. Thales is committed to providing accommodations in all parts of the interview process. Applicants selected for an interview who require accommodation are asked to advise accordingly upon the invitation for an interview. We will work with you to meet your needs. All accommodation information provided will be treated as confidential and used only for the purpose of providing an accessible candidate experience.

Ce poste exige un accès direct ou indirect à du matériel, des logiciels, ou à des informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises et technologies d’exportation contrôlée du Canada, du Programme canadien des marchandises contrôlées, du Programme canadien de la sécurité industrielle, de la réglementation américaine lnternational Traffic in Arms Regulations (ITAR) ou de la réglementation américaine Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou en mesure d’obtenir une autorisation pour un tel accès, y compris l’éligibilité au Programme canadien des marchandises contrôlées et être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité canadienne de niveau fiabilité approfondie.

This position requires direct or indirect access to hardware, software or technical information controlled under the Canadian Export Control List, the Canadian Controlled Goods Program, the Canadian Industrial Security Program, the US International Traffic in Arms Regulations (ITAR) and/or the US Export Administration Regulations (EAR). All applicants must be eligible or able to obtain authorization for such access including eligibility to the Canadian Controlled Goods Program and able to obtain a Canadian Enhanced Reliability security clearance.
All Applications welcome, Should you be a Veteran looking for work please self identify if you wish